メールを使う上での気をつけたいエチケット10

最低、朝と夕方に受信の確認を

あなたの名刺にＥメールアドレスが書いてるのであれば、その名刺を受け取られた方はあなたがメールを見ているものだと思われていますので、少なくとも、出社したときと、帰る前には受信の確認を行ないましょう。

確認の返事をしましょう

送られた相手の方は、メールがきちんと届いているかとても不安だと思います。できれば、メールの内容に対しての返事はあとでも、届いたことだけでも返事してあげると相手も安心されます。

送信する相手を間違わないように

メールを送信する前には、もう一度送る相手のアドレスが間違っていないかチェックしましょう。せっかくの内容も、間違った人に送ると大変なことになりかねませんし、間違われた方にも失礼なので御注意を。

半角カナは文字化けするので使えません

半角カナは入力されている本人には、普通に見えていますが、送られてきた方には、わけのわからない記号のようになり、何が書いてあるのかわかりません。
また、機種に特有な文字○で囲まれた数字④、ギリシャ数字Ⅳ、ハートマークなどは、使用しないで下さい。

本文中に自分の名前を必ず書きましょう

メールソフトで送信者の名前を登録しておくと，題名にそれが表示されますが，なかにはハンドル名（匿名）を使っている人もいます。会社で共同で一つのメールアドレスを使っている場合もあります。それでは、受け取った方が誰からのメールなのかわかりません。かならず本文に名前を書くようにしましょう。

行末を揃えましょう。

一般的なメールソフトは標準で1行30文字～35文字（英数半角文字で60～70文字）で受信メールが表示されます。ですから、1行30文字～35文字を目安に、必ず改行するようにしましょう。

文章は短く、要領よく書く

簡潔に書くために、電子メールの約束ごととして、挨拶文は省略してもよいことになっています。目上の方やはじめての方にはそれなりの挨拶は礼儀です。無礼にならない程度（１行程度）にするのがよいでしょう。
また、文章は５～６行ぐらいで１つの段落にまとめましょう。できるだけ、50行を超えるような長文は避けましょう。

むやみに添付ファイルにしない

本文をワープロソフトなどで作成して添付ファイルにして送るのは、必要以外には避けましょう（特に普通の文字で何の装飾等がない場合）。ウイルスの多くは添付ファイルで送り付けられます。この前のLoveLetterウイルスのように。
それを予防するために、添付ファイルを受け取ったら、まずウイルスチェックをしてから開くのが安全策です。でもこれを相手にやらせるのは迷惑ですね。

また、サイズの大きなファイルもあまり添付をしないようにしましょう。ダウンロードに時間がかかりますし、ネットワークにも負担をかけます。

文章のちょっとしたニュアンスに注意

電話では、言葉を伝えるだけでなく、話している雰囲気や口調も伝わりますが、メールでは送られた文字でしか伝わりません。同じ文字でも，手書きの手紙ならば文字の調子である程度ニュアンスが通じますが、メールではそれもありません。メールでは，ニュアンスがうまく伝わらないことをよく考えて表現の工夫をしましょう。

メールの返信では、相手の文章を引用して書くことが、わかりやすくてよいことだといわれています。が、それが「あげ足取り」のようなことになる危険もあります。

セキュリティやプライバシーに気をつけましょう

他人に知られたくない情報、たとえば、プライベートな電話番号やクレジットカード番号などは書かないようにしましょう。また、受け取ったメールを送信者の許可なく他の方や、電子掲示板などに公開しないようにしましょう。

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